Des réunions utiles et intéressantes ? Mais oui, c’est possible !

Bien sûr, le climat économique n’est guère reluisant, bien sûr les entreprises licencient à tour de bras, bien sûr tout ça, mais dans toute cette actualité morose, une étude réalisée par la Sofres pour JM.Bruneau* (publiée en février dernier) démontre que nous savons résister à l’influence négative de l’info morose. Nous résistons même plutôt très bien et n’avons pas peur de l’avouer  :

OUI, ON SE SENT BIEN AU BUREAU !!!!

Et pour preuve , principales conclusions de l’étude :

  • 84% des salariés se sentent bien au bureau (selon un échantillons de plus de 800 salariés représentatifs des salariés français travaillant en bureau)
  •  68% des salariés soutiennent que l’ambiance générale au sein de leur entreprise est « aux éclats de rire » et 84% « se sentent bien » à leur bureau.
  •  62% déclarent que leurs collègues proches sont « motivés, contents d’être là» (73% des cadres et 72% dans les petites entreprises). Au global, 79% se déclarent satisfaits de l’endroit dans lequel ils travaillent…

Mais quels est donc le remède magique anti-morisité ?

Vous vous en doutiez un peu ? Eh oui, la voici enfin à l’honneur, après avoir été dans le collimateur de ceux qui l’accusaient de faire perdre du temps, j’ai nommé…..la fameuse pause-café !  C’est une habitude pour 73% des salariés interrogés.

Et comme l’explique l’étude : « Il est sans conteste le moment que l’on préfère partager avec ses collègues. La cafétéria, plébiscitée comme « le meilleur endroit pour faire une réunion informelle entre collègues » (42%) devant le couloir (13%), apparaît comme le poumon de l’entreprise. »

On retiendra donc là que la cafétéria est un élément essentiel du bien-être au travail. Oui, mais pas seulement, moi je retiens également ce qui s’y passe, à savoir : les réunions informelles. C’est vrai, on pourrait s’attendre à ce que les gens apprécient ce moment comme un moment de détente, prétexte à discuter de toute autre chose que de boulot. Mais non, c’est là que l’on préfère finalement se réunir pour travailler entre collègues.

En continuant à lire l’étude, on comprend mieux pourquoi…

65% des Français estiment qu’1 réunion sur 2 est inutile

Nous y voilà !  Et je suis tellement heureuse qu’une étude vienne enfin le prouver que j’en embrasserais bien les initiateurs ! Depuis plus de 10 ans, j’entends des stagiaires se plaindre du temps perdu dans des réunions inutiles, de réunions qui s’éternisent et n’en finissent pas de se reproduire sans jamais aboutir, de devoir assister à des réunions qui ne les concernent que de loin, la liste est longue.

D’ailleurs, les chiffres publiés par l’étude en disent long sur la motivation des salariés à l’égard des réunions :

« Les réunions organisées ne font pas l’unanimité et peuvent être prétexte à d’autres activités :-

  • 80% ont déjà eu l’impression de « perdre leur temps »
  • 41% ont déjà piqué des fous rires (là je dis BRAVO !)
  • 10% ont déjà fait la sieste (pratique plus répandue chez les hommes : 15%)  » (no comment please)

En conclusion, les réunions sont la plaie de la motivation  !

 

5 clés pour que vos réunions soient enfin utiles à tous

Deux possibilités : soit, les réunions informelles remplacent les réunions formelles (mais pas facile de contrôler l’inorganisable…). Soit on revoit les pratiques en vigueur dans bon nombre d’entreprises.
En cadeau, voici  quelques conseils que l’on pourrait aisément mettre en oeuvre au sein de toutes les entreprises (voir aussi sur les réunions virtuelles…) 

  • déterminer précisément ce que l’on attend de la réunion. Du bon sens en apparence mais l’expérience prouve que ça n’est pas si simple et que l’on confond souvent thème de réunion et objectif de réunion…
  • remettre systématiquement en question l’idée d’organiser une réunion !
    En se rappelant qu’il existe d’autres outils d’information ou de communication peut-être plus efficaces pour atteindre son objectif.
  • si la réunion s’impose : prévoir un ordre du jour précis et détaillé (ce qui permettra d’ éviter les « hors sujets » pendant la réunion) mais  préciser aussi et surtout ce que l’on attend des participants (quitte à ajouter à l’invitation un mot personnalisé à chacun). En effet, plutôt que de se sentir simplement invité à participer , il est beaucoup plus motivant de savoir pourquoi on est invité et ce que l’on attend de nous (ça donne du sens et permet de se positionner).
  • préparer sa réunion : animer une réunion ne s’improvise pas. Choisissez  le timing approprié : horaires, durée (90 mn maxi pour être efficace selon des études sur la chronobiologie). Adaptez vos supports (stop aux powerpoint soporifiques !!!!) …
  • choisir sa stratégie d’animation. Qui est le grand responsable de la réussite ou non d’une réunion ? C’est l’animateur ! A vous donc de ne pas lasser (voire frustrer) les participants  en ne laissant la parole qu’à ceux qui ont tendance à la prendre. De la même façon, réfléchissez bien à la méthode d’animation que vous utiliserez : les tours de table ne sont pas toujours la meilleure façon d’organiser les échanges pour maintenir l’attention de tout le monde.
Certes, mon propos n’est pas complètement désintéressé car je forme depuis des années à la conduite de réunion ( ) et j’enrage quand les DRH me disent « ah oui, il faudrait que l’on se penche là dessus, mais on a tellement d’autres priorités… ».
Alors je dirai « chapeau » à ceux et celles qui investiront dans l’amélioration des pratiques de conduite de réunion. Certainement qu’ils ou elles auront compris que la motivation, et  le gain de temps générés par des réunions bien pilotées justifient nettement un tel investissement.
Et vous, qu’aimeriez-vous voir changer dans vos réunions ? Utilisez le formulaire commentaires pour répondre, je pourrai vous proposer des articles en lien avec ce que vous recherchez.

*viaEtude Bruneau/TNS Sofres.

 

Posted under: management, optimiser son temps, organisation

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One comment

  • Martin on at said:

    Bravo de revenir sur l’importance cruciale des pauses-cafés pour la cohésion d’entreprise et l’échange des informations, tellement sacagées par « l’effet 35 heures »…
    Super info concernant la nocivité des « réunionites chroniques » et des clés pour en sortir.

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