Le coin des R.H

 

Sauvez les assistantes !

Force est de constater que les évolutions organisationnelles et technologiques auxquelles toutes les entreprises grandes, moyennes ou petites se sont adaptées ont laissé sur le bord de la route quelques fonctions, voire métiers. Parmi eux : la filière  administrative et notamment les secrétaires et assistantes.

Chronique d’une mort annoncée ?

Et pour cause, les voilà aujourd’hui dessaisies d’une grande partie des tâches qui leur incombaient : de la gestion des agendas (tout manager est équipé de smartphone, et synchronise lui-même ses agendas à distance), à la rédaction de courrier (qui ne maîtrise pas word ?) ou  la mise en forme de documents de présentations visuelles (chacun réalise lui-même ses powerpoint) ; sans parler de tout ce que les super outils internes prennent en charge : gestion des notes de frais, réservation et organisation de voyages. A charge pour les assistantes de trouver d’autres activités pour maintenir leur poste.
Mais les tâches ne sont pas les seules impactées. Des managers nomades, des organisations matricielles qui renforcent les liens et pouvoirs transverses, impactent fortement les relations de travail et le positionnement de chacun au sein des équipes. Isolées ou au contraire surchargées par les équipes, les secrétaires et assistantes peinent à définir et défendre leur périmètre d’action.

Bref, le métier a bien changé et la filière se retrouve en danger si elle ne prend pas dès maintenant la voie du changement. Seulement voilà, soyons honnêtes, cette filière a été délaissée des plans de formation des entreprises et se retrouve aujourd’hui, (en particulier pour les plus âgés), très démunie, quand elle n’est pas en péril, car ce sont bien souvent les fonctions les premières touchées par les plans sociaux.

Sauver la filière, une responsabilité sociétale….

Il y va d’abord d’une responsabilité nationale : une femme active sur 10 est secrétaire ou assistante[i].
C’est ensuite de la responsabilité sociétale des entreprises que de contribuer à protéger une filière. Car le besoin existe toujours, la preuve, les embauches continuent, et les professionnels de l’interim et de l’emploi demeurent très optimistes. Selon eux, deux voies possibles émergent[ii] pour les assistantes : celle de la spécialisation sur une fonction rattachée à un service (assistante juridique, assistante commerciale….) ; ou celle de la polyvalence avec les fonctions d’Assistante de Direction ou d’Office Manager.

Un véritable levier de performance pour les entreprises

L’enjeu certainement le plus fort pour toute entreprise qui accepte de le voir,  réside dans le rôle joué directement ou indirectement par ces assistantes dans la cohésion des équipes et les relations au sein de l’entreprise. Elles représentent en effet un maillon clé pour échanger et accéder à certaines informations. Leur pouvoir d’influence positif ou négatif est très fort (nul n’ignore qu’il faut toujours se mettre « bien » avec l’assistante si l’on veut pouvoir accéder au directeur…).

A l’heure où la convivialité en entreprise s’invite dans la réflexion comme  levier puissant de performance et d’équilibre social[iii], il est urgent de protéger tout ce qui contribue à créer du lien entre les différentes fonctions et les salariés. C’est précisément un des rôles des assistantes et une de leur compétence clé que de savoir créer du lien. Encore faut-il qu’elles ne se sentent pas exclues de toutes les politiques de formation et autres actions d’accompagnement au changement.

Le bon sens à la rescousse !

Nous sommes arrivés à la fin de nombreux modèles : économiques, organisationnels, managériaux…Les efforts des entreprises se portent aujourd’hui sur l’innovation et les stages de formation font flores en la matière : les thématiques de formation ayant le vent en poupe l’illustrent bien : ‘manager dans l’incertitude ‘, ‘développer son potentiel créatif ‘, ‘manager l’innovation’…
Bien sûr c’est une question de survie. Bien-sûr chacun investit sur ce qu’il imagine lui rapporter le plus.
Mais il me paraît être du bon sens que de dire qu’un judicieux partage d’investissement devrait être opéré entre les actions qui serviront au développement et celles qui serviront à protéger le capital acquis.
Accompagner le changement de cette filière, former ses membres s’inscrit dans cette double logique. De telles actions contribuent à la reconnaissance et donc à la motivation d’un personnel fort longtemps laissé pour compte, et protègent ainsi un pilier de cohésion interne (fort important en période d’incertitude). Sans compter qu’elles représentent (pour les plus âgés) un « creuset » de l’histoire de l’entreprise.
Par cette reconnaissance, ces actions favorisent la mobilisation de ces fonctions sur les grands projets stratégiques de l’entreprise. Enfin, elles préparent aux compétences requises pour transformer une fonction encore jugée « fourre-tout » en véritable prestataire de services internes dont l’enjeu est de permettre à son management et/ou son équipe de se concentrer sur son cœur de métier. Lorsque l’on voit à quel point les managers se sentent débordés, qui prétendrait ne pas avoir besoin d’un tel soutien ?

 

 

 

 


[i] Cf une étude publiée par Randstad en 2009 « Situation et perspectives d’évolution des métiers de l’assistanat »

[ii] Cf même étude

[iii] Cf l’associaton « entreprise et convivialité » créée en 2007 par 13 grandes entreprises françaises :



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