Faire et défaire c’est toujours faire….n’importe quoi !

Un outil tout bête pour ne plus revenir en arrière une fois lancé(e).
Il plaira à toutes et tous celles et ceux qui se lancent plein(e)s de fougue dans leurs activités et…..finissent par s’arrêter en s’apercevant que :

  • Il  leur manque une information cruciale pour aller plus loin
  • Ils (elles)  n’emploient pas la bonne méthode et qu’il va falloir recommencer,
  • Ils (elles)  ne savent plus trop bien à quel résultat ils doivent parvenir,
  • Ils (elles)) sont parti(e)s dans une aventure bien trop ambitieuse pour le temps dont ils (elles) disposent,
  • Ils (elles) ne sont pas certain(e)s que leur cible va pouvoir bien comprendre voire utiliser leur dossier, etc…

Bref, voici de quoi intéresser ceux et celles qui doutent souvent un peu tard.

Cet outil pourrait devenir votre « couteau suisse » tant il est multifonctions. C’est une star des formations initiales, un best des formations continues :  le Q.Q.O.Q.C.C.P.
Autrement dit, le questionnement systématique.

Le principe est simple : on ne se lance pas dans une activité sans avoir fait le tour du problème avant, en se posant les bonnes questions .
Chacune des questions se déclinent selon le problème que l’on à traiter.

  • Quoi ? :  de quoi s’agit-il, quels sont les éléments et données pour travailler, de quoi parle-t-on ?…..
  • Qui ? : qui est concerné ? à qui s’adresse le dossier ? qui interroger ? qui doit réaliser ce travail ?….
  • Où ? où trouver l’information ? où diffuser l’information ou le dossier ? où la personne prendra-t-elle connaissance de ce dossier ?….
  • Quand ? quel est le délai pour rendre ce dossier ? de quand datent ces informations ? quand ce dossier sera-t-il utilisé ?….
  • Comment ? sous quelle forme rendre ce dossier ? quelle méthode utiliser pour le réaliser ? quels sont les moyens dont je dispose ?…
  • Combien ? de combien de temps ou d’argent est-ce que je dispose pour réaliser ce dossier ? en combien d’exemplaires dois-je le rendre…..
  • Pour quoi ? quel est l’objectif attendu ? quels sont les enjeux ? quelle peut-être la suite à donner ?…
Avec lui, vous pourrez donc gagner du temps et être plus efficace pour
  •  Analyser une situation ou résoudre un problème ;
  •  Etablir une délégation en bonne et due forme ;
  •  Rédiger un cahier des charges ;
  •  Clarifier une tâche à réaliser et transmise par votre manager ;
  • Faire la synthèse d’une réunion sans se lancer dans un compte-rendu fastidieux ;

Etc…..

La preuve de son efficacité et de sa polyvalence ? Lisez une notice de médicaments et consultez la posologie, vous verrez qu’elle répond au questionnement systématique :
Quoi ? :  quelle est la molécule utilisée ?
Qui ? : à qui s’adresse ce médicament , enfant ? adulte?
Où ? sur quelles parties du corps le médicament va-t-il agir ?
Quand ? à quel moment de la journée devez-vous le prendre ?
Comment ? sous quelle forme se présente-t-il et comment doit-il être consommé ?
Combien ? quelle est la dose normalement prescrite ?
Pour quoi ? quel mal ce médicament traite-il ?

Vous pouvez l’utiliser dans sa totalité ou extraire les questions les plus importantes.
Par exemple :

  • Conclure une réunion sur les questions : Qui / fera Quoi / pour Quand ?
  • Préparer votre prochaine intervention en séminaire : Quoi ou quel sujet traiter ? / Qui : qui écoutera cette intervention, quel est son profil ?  / Pour quoi : en quoi cela l’intéressera-t-il  /  Quand : est-ce le bon moment pour parler de ce sujet ; à quel moment vais-je intervenir dans ce séminaire ? / Où vais-je intervenir ? / Comment et  quels moyens aurai-je à ma disposition ?/ Combien de personnes seront présentes, et de combien de temps est-ce que je dispose ?

Bref, ayez-le toujours dans votre poche, et si vous sentez que vous coincez ou doutez….sortez-le, il vous fera certainement gagner en temps et en efficacité.

 

Je vois tellement de gens en formation qui le connaissaient, l’avaient oublié, et sont ravis de le redécouvrir ; il serait dommage de ne pas en faire profiter d’autres.

Des exemples ? Des expériences d’utilisation du questionnement systématique : faites-en nous part et commentez en utilisant la zone commentaires.

 

 

Posted under: optimiser son temps, organisation

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